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件与卷的联系与区别

发布时间:2019-12-11     责任编辑:耿硕      来源:     浏览次数:

一、件与案卷的概念

件:一般把一份文件作为一件,也有特殊情况。

案卷:具有某种特征的若干文件的组合体。某一案卷所反映出来的突出问题,应当是该案卷最主要的类别特征。

二、件与案卷的特点异同

(一)相同点:都是整理、保存档案的基本单位

(二)不同点:

1、盖章:以件为单位保存的需在每一件首页上加盖档号章;以卷为单位保存整体装订的只在首页加盖归档章,以卷为单位保存以件装订的需要在每一份文件首页加盖档号章。

2、著录:字段有一定差异

3、使用范围:

(1)件:主要用于文书类档案与项目前期文件管理性文件

(2)卷:科技档案(五大类 16 小类)和专门业务档案(如会计档案)

三、“件”与“为一件”的区别

件:即自然件,一份文件;但档案中所说的件是指“为一件”的文件;

为一件:可能是一份文件,也可能是多份文件。为一件的含义即将归档的文件实体装订在一起。如:来文与复文为一件,请示与批复为一件。

四、件与卷的理解误区

1、一个档案盒就是一件,这种理解不完全对。如果一卷内容很多,可能要分册装在若干个盒子里,但总体还是一卷,只是分了若干册分别装在不同的盒里;

2、将一件理解为一卷,这个也是不对的。一卷里面有多个自然件,一个自然件可能有多页,多页装订在一起只是一个自然件,可以一卷整体装订,也可以一个自然件装订在一起。以自然件装订需在每件文件首页右上角空白处加盖归档章,整体一卷装订的话只需在首页右上角空白处加盖归档章。

(转载自档案哥文章)